A. Arti
Manajemen Perkantoran
Sebelum
membahasa manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor. J.C.
Denyer (1973) mengartikan kantor /‘the office”. It is any room where clerical
work is normally carried on, whatever name it may be given (Tempat dimana
biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada
tempat itu). Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan Kantor adalah unit organisasi
yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna
membantu pimpinan. Dari pendapat tersebut maka Kantor dapat diartikan secara
etimologis maupun secara praktis.
Secara
etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat
bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam
bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan
(service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor
merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan
dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi
dengan perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun
berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan
penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala
bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari
kegiatan perusahaan dan organisasi.
Sedangkan
manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada
berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen
kantor, beberapa diantaranya:
1. Office
management is the directing and controlling of an office in order to achieve
its specified purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah
pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus
dengan cara yang sehemat-hematnya” (J.C. Denyer, 1973)
2. Office
management can thus be defined as the organization of an office to achieve a
specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most
appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by providing
the most suitable envoronment “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai
pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk
memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan
perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan
memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer, 1973)
3. Office
management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice work
and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives
“Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan,
pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan
pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan
terlebih dahulu” (GR Terry, 1974).
4. The
term office management will be used in such a broad sense in this book; it will
be considered to encompass the management of office work wherever and by whom
ever performed. “Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti
luas demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi
manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.”
(Littlefield dan Peterson, )
5. Manajemen
Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan perkantoran
(Edwin Robinson. 1953).
6. Manajemen
kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakan sarana yang
sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills,
1990).
Inti
yang dapat diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran merupakan penerapan
fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasin,
penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai,
dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada pihak-pihak yang
memerlukan, yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan masyarakat. Oleh
karena itu akan sangat aneh bila kita mendatangi sebuah kantor, ketika ditanya
dimana kami bisa memperoleh informasi ini? Dengan santai sang petugas menjawab
“tidak tahu ya”. Petugas yang demikian tentunya dapat kita kategorikan pada
orang yang tidak memahami fungsi dari kantor.
Dari uraian di
atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan
untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana
hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai
pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain:
kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan
informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.
B. Segi-Segi
Manajemen Perkantoran
1. Segi
Tujuannya. Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan
menentukan tujuan kantor.
2. Segi
Pengorganisasian. Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga
kerja tersebut. Mis : karyawan ® pegawai ® staf ® manajer
3. Segi
Kepegawaian. Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan,
latihan, kenaikan pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja.
4. Segi
Metode / prosedur. Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan
bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.
5. Segi
Mesin-Mesin dan Perlengkapan. Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang
mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau
mempermudahpelaksanaan pekerjaan.
6. Segi
Lingkungan. Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.
C.
Tugas-Tugas
Pokok Manajer
Tugas
seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan
memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya
1.
Memberi
instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.
2.
Mengawasi
pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya
3.
Melatih
pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
4.
Mengembangkan
metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.
D.
Tugas Manajer
Kantor Dalam Hubungannya Dengan Bawahan.
1. Mendamaikan
perselisihan-perselisihan bawahan / perorangan .
2. Memelihara
disiplin, memberi ujian atau memberi celaan jika perlu.
3. Memelihara
hubungan antar manusia yang baik dengan bawahan.
4. Jika
perlu memberi hutang.
E.
Tugas Manajer
Kantor Dalam Hubungannya Dengan Atasan
1.
Menerima
tanggung jawab atas pekerjaan kantor dengan para atasaN
2.
Bekerja sama
dengan pengawas-pengawas lainnya
3.
Mengijinkan dan
menolak permintaan para pegawai.
4.
Melaksanakan
kebijaksanaan-kebijaksanaan terhadap lingkunagn kantor.
F.
Lingkungan
Kantor
Lingkungan
kantor terdiri dari gedung kantornya, perkakas atau perabot, tata ruang kantor,
dan kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana pegawai-pegawai
melaksanakan pekerjaan.
Kondisi-kondisi
fisik disini maksudnya adalah kondisi diluar gedung mis : puskesmas, kantin dan
lain sebagainya.
G.
Syarat-Syarat
Pendirian Kantor
1. Letak
: Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah
makan dan konsumen.
2. Kepatutan
: Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya kalau bisa luas.
3. Pertimbangan-pertimbangan
tentang biaya : Biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung
lama.
4. Faktor-faktor
fisik : Eskalator, lif, alat pemanas, dan penerangan.
H.
Keuntungan-Keuntungan
Perusahaan Jika Didirikan Sesuai Dengan Syarat.
1. Biaya
biaya gedung yang lebih murah.
2. Udara
yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah.
3. Fasilitas-fasilitas
pengangkutan yang lebih baik.
4. Ruang
dapat diperluas.
I.
Kantor Yang
Bersifat Terbuka
Terbuka
disini maksudnya suatu ruangan yang terbesar dimana beberapa seksi saling
kerjasama sehingga bisa saling mengikat.
J.
Keuntungan
Kantor Bersifat Terbuka
1. Pengawasan
yang bisa dipantau dalam satu ruang.
2. Penghematan
dalam luas pantai
3. Penempatan
dan pengguruan mesin-pmesin dan perlengkapan yang baik.
4. Penghematan
dalam penerangan.
K.
Kerugian Kantor
Terbuka
1. Suasana
yang ada tidak berhubungan dengan orang perorangan.
2. Suasana
gaduh ( berisik)
3. Mendorong
kondisi-konsdisi yang ramai
4. Bingung
karena teman-teman atau tamu-tamu
L.
Perabot-Perabot
Kantor
Di
dalam membeli perabot-perabot kantor harus diperhitungkan faktor-faktor berikut
:
1. Harus
menghemat ruang lantai
2. Harus
fungsionir dengan pekerjaan yang dilakukan
3. Tidak
begitu berat agar mudah dipindah-pindahkan
4. Perabot
itu sebaiknya berupa logam-logam agar terhindar dari bahaya-bahaya kebakaran.
M.
Prosedur-Prosedur
Pekerjaan Perkantoran.
Prosedur
perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan dari pada
langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana
pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana
melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya. Pentinganya
sistem perkantoran karena :
1. Membuat
pekerjaan kantor menjadi lebih lancar
2. Memberikan
pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.
3. Membuat
koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
4. Dalam
melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat
pekerjaan tata usaha yang sangat penting
N.
Prinsip-Prinsip
Pada Sistem Perkantoran
1. Sistem-sistem
perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan.
2. Spesialisasi
hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3. Mencegah
kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.
4. Sistem-sistem
hendaknya flekdsibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.
5. Pembagian
tugas-tugas yang tepat.
6. Penggunaan
mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
7. Pekerjaan
tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.
Sumber:
0 Komentar