A.    Arti Manajemen Perkantoran
Sebelum membahasa manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor /‘the office”. It is any room where clerical work is normally carried on, whatever name it may be given (Tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu). Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Dari pendapat tersebut maka Kantor dapat diartikan secara etimologis maupun secara praktis.
Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi.
Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, beberapa diantaranya:
1.       Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve its specified purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya” (J.C. Denyer, 1973)
2.       Office management can thus be defined as the organization of an office to achieve a specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by providing the most suitable envoronment “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer, 1973)
3.       Office management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice work and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu” (GR Terry, 1974).
4.       The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be considered to encompass the management of office work wherever and by whom ever performed. “Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti luas demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.” (Littlefield dan Peterson, )
5.       Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan perkantoran (Edwin Robinson. 1953).
6.       Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills, 1990).
Inti yang dapat diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasin, penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan, yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan masyarakat. Oleh karena itu akan sangat aneh bila kita mendatangi sebuah kantor, ketika ditanya dimana kami bisa memperoleh informasi ini? Dengan santai sang petugas menjawab “tidak tahu ya”. Petugas yang demikian tentunya dapat kita kategorikan pada orang yang tidak memahami fungsi dari kantor.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.

B.     Segi-Segi Manajemen Perkantoran
1.       Segi Tujuannya. Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor.
2.       Segi Pengorganisasian. Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan ® pegawai ® staf ® manajer
3.       Segi Kepegawaian. Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja.
4.       Segi Metode / prosedur. Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.
5.       Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan. Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan pekerjaan.
6.       Segi Lingkungan. Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.

C.    Tugas-Tugas Pokok Manajer
Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya
1.       Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.
2.       Mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya
3.       Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
4.       Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.

D.    Tugas Manajer Kantor Dalam Hubungannya Dengan Bawahan.

1.       Mendamaikan perselisihan-perselisihan bawahan / perorangan .
2.       Memelihara disiplin, memberi ujian atau memberi celaan jika perlu.
3.       Memelihara hubungan antar manusia yang baik dengan bawahan.
4.       Jika perlu memberi hutang.

E.     Tugas Manajer Kantor Dalam Hubungannya Dengan Atasan
1.      Menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor dengan para atasaN
2.      Bekerja sama dengan pengawas-pengawas lainnya
3.      Mengijinkan dan menolak permintaan para pegawai.
4.      Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan terhadap lingkunagn kantor.

F.     Lingkungan Kantor
Lingkungan kantor terdiri dari gedung kantornya, perkakas atau perabot, tata ruang kantor, dan kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana pegawai-pegawai melaksanakan pekerjaan.
Kondisi-kondisi fisik disini maksudnya adalah kondisi diluar gedung mis : puskesmas, kantin dan lain sebagainya.

G.    Syarat-Syarat Pendirian Kantor
1.       Letak : Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah makan dan konsumen.
2.       Kepatutan : Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya kalau bisa luas.
3.       Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : Biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama.
4.       Faktor-faktor fisik : Eskalator, lif, alat pemanas, dan penerangan.

H.    Keuntungan-Keuntungan Perusahaan Jika Didirikan Sesuai Dengan Syarat.
1.       Biaya biaya gedung yang lebih murah.
2.       Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah.
3.       Fasilitas-fasilitas pengangkutan yang lebih baik.
4.       Ruang dapat diperluas.

I.       Kantor Yang Bersifat Terbuka
Terbuka disini maksudnya suatu ruangan yang terbesar dimana beberapa seksi saling kerjasama sehingga bisa saling mengikat.

J.      Keuntungan Kantor Bersifat Terbuka
1.       Pengawasan yang bisa dipantau dalam satu ruang.
2.       Penghematan dalam luas pantai
3.       Penempatan dan pengguruan mesin-pmesin dan perlengkapan yang baik.
4.       Penghematan dalam penerangan.

K.    Kerugian Kantor Terbuka
1.       Suasana yang ada tidak berhubungan dengan orang perorangan.
2.       Suasana gaduh ( berisik)
3.       Mendorong kondisi-konsdisi yang ramai
4.       Bingung karena teman-teman atau tamu-tamu

L.     Perabot-Perabot Kantor
Di dalam membeli perabot-perabot kantor harus diperhitungkan faktor-faktor berikut :
1.       Harus menghemat ruang lantai
2.       Harus fungsionir dengan pekerjaan yang dilakukan
3.       Tidak begitu berat agar mudah dipindah-pindahkan
4.       Perabot itu sebaiknya berupa logam-logam agar terhindar dari bahaya-bahaya kebakaran.

M.   Prosedur-Prosedur Pekerjaan Perkantoran.
Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan dari pada langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya. Pentinganya sistem perkantoran karena :
1.       Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar
2.       Memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.
3.       Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
4.       Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting

N.    Prinsip-Prinsip Pada Sistem Perkantoran
1.       Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan.
2.       Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3.       Mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.
4.       Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.
5.       Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6.       Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
7.       Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.

Sumber:
 http://99swh.blogspot.com/2012/12/arti-dan-pentingnya-manajemen.html